會(huì)議是讓管理語言達(dá)成一致最好的方式。但是，有些管理者開會(huì)開得索然無味，讓參加的人只想早點(diǎn)結(jié)束；而有些管理者開會(huì)，卻能讓參加的人樂在其中，有所收獲，還能很好地激勵(lì)團(tuán)隊(duì)的狀態(tài)。所以，能否開好會(huì)，也是一個(gè)管理者領(lǐng)導(dǎo)力的重要體現(xiàn)。既然開會(huì)是企業(yè)管理中避不開的事情，我們就來聊一聊如何開好各種各樣的會(huì)。在企業(yè)中，有9種常見的會(huì)議，分別是業(yè)務(wù)例會(huì)、復(fù)盤會(huì)議、啟動(dòng)大會(huì)、慶功大會(huì)、管理論壇、項(xiàng)目拉通會(huì)、裸心會(huì)、戰(zhàn)略會(huì)以及文化共創(chuàng)會(huì)。業(yè)務(wù)例會(huì)，顧名思義是根據(jù)業(yè)務(wù)節(jié)奏來開的常規(guī)會(huì)議，通常由主管或經(jīng)理來組織。以前在阿里，我們直銷團(tuán)隊(duì)的管理非常細(xì)致，每一天都要做業(yè)務(wù)跟進(jìn)、業(yè)務(wù)成果匯報(bào)、新客戶開發(fā)等動(dòng)作，也就是早會(huì)、午啟動(dòng)、晚分享，這三個(gè)被稱為“地推三寶”，再加上每個(gè)月一次的月度會(huì)議。這幾個(gè)會(huì)的內(nèi)容和作用都是不一樣的。比如早會(huì)的內(nèi)容是三個(gè)部分：士氣激勵(lì)，當(dāng)天的工作計(jì)劃確認(rèn)，及公司的資訊播報(bào)。需要面對(duì)面交流，時(shí)間最多20分鐘，快速，相互加油打氣；午啟動(dòng)，往往是管理者在下午兩點(diǎn)鐘左右通過電話的方式跟進(jìn)，其目的是溝通進(jìn)展和播報(bào)，重點(diǎn)跟進(jìn)一些訂單和人員，同時(shí)再做一次士氣的喚醒。晚分享也是需要面對(duì)面的，主要是分享成功案例，當(dāng)天工作的簡(jiǎn)單復(fù)盤，還有一些業(yè)務(wù)層面的現(xiàn)場(chǎng)演練，同時(shí)再一次互相加油打氣。說實(shí)話，我在阿里期間并不太喜歡這種特別程序化的管理方式，但是之后去到其他公司歷練后才發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你管理著全國幾千上萬人的團(tuán)隊(duì)時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化的動(dòng)作是最有效的。這種方式也能夠讓管理者去很好地應(yīng)對(duì)公司業(yè)務(wù)的調(diào)整，員工狀態(tài)的變化，快速及時(shí)去處理。當(dāng)然，這樣的基本功要堅(jiān)持是很難的，需要管理者有很強(qiáng)的定力，同時(shí)要做好檢查和監(jiān)督機(jī)制。但是長期堅(jiān)持就會(huì)變成一種基本功，變成一種組織能力。月度大會(huì)，通常是一個(gè)部門或是一個(gè)區(qū)域的成員聚在一起集中交流。很多企業(yè)很重視企業(yè)文化，團(tuán)隊(duì)凝聚力也很不錯(cuò)。但一旦開設(shè)分支機(jī)構(gòu)，文化會(huì)被迅速稀釋，這很大程度上是因?yàn)榉种C(jī)構(gòu)的管理者沒有建立起定期和員工溝通的機(jī)制，沒有去傳遞、詮釋文化的意義和價(jià)值。月度大會(huì)的內(nèi)容設(shè)計(jì)和年會(huì)大部分是一致的，也就是快樂、感動(dòng)、嘉許和方向四個(gè)部門，再加上制度宣導(dǎo)。其中快樂的部分通過新員工自我介紹、破冰游戲去達(dá)成；感動(dòng)往往是老員工周年慶，一些感人事跡的分享；嘉許就是表彰在業(yè)務(wù)各個(gè)維度，或價(jià)值觀方面做得好的行為，最后由部門或是區(qū)域負(fù)責(zé)人來進(jìn)行制度的宣導(dǎo)，以及宣布下一步的行動(dòng)方向。復(fù)盤會(huì)議也叫績效review，是績效管理中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。周復(fù)盤相對(duì)簡(jiǎn)單，主要有三個(gè)方面的內(nèi)容：總結(jié)上周的情況，現(xiàn)狀和目標(biāo)的差距分析，下一步的行動(dòng)計(jì)劃。月度復(fù)盤會(huì)根據(jù)工作性質(zhì)和績效考核的周期來調(diào)整復(fù)盤的時(shí)間，也有可能是季度復(fù)盤。通常有六個(gè)部分內(nèi)容，分別是數(shù)字的達(dá)成情況，業(yè)務(wù)上的策略實(shí)施，團(tuán)隊(duì)的正態(tài)分布，下一步的行動(dòng)計(jì)劃，需要上級(jí)或公司給予的支持，自我的成長和分享的思考。需要被review的人提前準(zhǔn)備ppt。實(shí)施的步驟分為七步：計(jì)劃準(zhǔn)備，開場(chǎng)寒暄，績效復(fù)盤，員工自評(píng)，上級(jí)點(diǎn)評(píng)，績效討論，目標(biāo)共識(shí)。啟動(dòng)大會(huì)這種形式在業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)比較普遍，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者如果能夠把啟動(dòng)大會(huì)開好，對(duì)于業(yè)績的推動(dòng)作用是非常大的。啟動(dòng)大會(huì)分為大啟動(dòng)、小啟動(dòng)，場(chǎng)面非常熱烈，形式也非常多，所以這里我不展開講形式，只講本質(zhì)：一種力量，兩個(gè)方向，三個(gè)元素。有一個(gè)著名的TED演講，名字叫“偉大領(lǐng)袖如何激勵(lì)的黃金圓環(huán)”，其中提到，要激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，領(lǐng)導(dǎo)者最需要表達(dá)清楚的就是“為何而戰(zhàn)”，而不是如何作戰(zhàn)，把“為何而戰(zhàn)”講清楚了，激勵(lì)力量就產(chǎn)生了。當(dāng)然論據(jù)一定要充分和接地氣。兩個(gè)方向指的是，但凡真正打動(dòng)人心的啟動(dòng)大會(huì)都是在人性的最底層進(jìn)行作業(yè)的，那就是放大痛苦或是放大榮耀，前者的力量往往比后者還要強(qiáng)。但要注意的是，一直放大痛苦，往往打不出豪邁的感覺，容易陷于悲壯。三個(gè)元素指的是狀態(tài)傳遞、資源盤點(diǎn)、大戰(zhàn)策略。狀態(tài)傳遞是通過一種力量和兩個(gè)方向達(dá)成的，但那是感性的驅(qū)動(dòng)，在啟動(dòng)大會(huì)上還需要做理性的驅(qū)動(dòng)，但不適合話太多的表達(dá)。資源的盤點(diǎn)，就是要讓大家充分相信目標(biāo)達(dá)成的可行性。最后在大戰(zhàn)期間要有特殊的策略，對(duì)客戶和員工都是一樣的，要有力度的促銷和激勵(lì)政策，這三位一體運(yùn)作起來，最后加一個(gè)軍令狀宣誓環(huán)節(jié)，一場(chǎng)啟動(dòng)會(huì)，就完美設(shè)計(jì)好了。有啟動(dòng)作戰(zhàn)的會(huì)議，必然就有慶功大會(huì)。杰克•韋爾奇曾經(jīng)講過，懂得慶功也是一種領(lǐng)導(dǎo)力。要讓員工活在一種贏的狀態(tài)中，就要懂得慶功。第一步是表彰英雄。一次目標(biāo)的達(dá)成，過程中一定會(huì)涌現(xiàn)英雄的個(gè)體，對(duì)他們的獎(jiǎng)勵(lì)要絲毫不吝惜溢美之詞，頒獎(jiǎng)詞、頒獎(jiǎng)理由和英雄分享缺一不可。我曾經(jīng)用過一個(gè)很有趣的形式，就是一百多人去當(dāng)?shù)刈畲蟮淖阍〉昙w泡腳，以此來獎(jiǎng)勵(lì)大家的辛苦，當(dāng)時(shí)的場(chǎng)面很是壯觀。也可以一起做一次短途旅行，辦一場(chǎng)酒會(huì)等等。當(dāng)一個(gè)很重要的目標(biāo)達(dá)成之后，團(tuán)隊(duì)有可能會(huì)陷入一種集體迷茫之中，所以領(lǐng)導(dǎo)者一定要站得高，看得遠(yuǎn)，基層員工可以有一個(gè)短暫的休養(yǎng)和調(diào)整期，但管理者一定要盡快走出這種狀態(tài)，要清晰意識(shí)到下一個(gè)目標(biāo)馬上就來了，在行動(dòng)和管理上慢慢地外松內(nèi)緊，逐步回到正常狀態(tài)，迎接下一個(gè)挑戰(zhàn)。管理論壇是一種很好的讓員工學(xué)習(xí)管理的方式。管理論壇也是阿里曾經(jīng)一個(gè)比較好的傳統(tǒng)，每兩個(gè)月舉辦一次。通常由一個(gè)大區(qū)來組織，時(shí)間是兩到三天。管理論壇的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是交流和分享具體的實(shí)戰(zhàn)管理案例。通常是管理者先提供管理案例，但隱去處理結(jié)果，分發(fā)給各個(gè)小組進(jìn)行討論，各小組討論之后總結(jié)意見并上臺(tái)呈現(xiàn)，最后由上級(jí)管理者負(fù)責(zé)點(diǎn)評(píng)，同時(shí)傳遞中間隱含的價(jià)值觀或者管理的主張。我覺得這種形式對(duì)于一個(gè)管理者的成長幫助非常大。因?yàn)橐话隳贸鰜斫涣鞯陌咐际潜容^兩難的，假設(shè)一次論壇探討三個(gè)案例，那么一年下來就能掌握18個(gè)案例的處理方向和管理主張，管理能力會(huì)得到進(jìn)一步提升。第二個(gè)環(huán)節(jié)是主題分享，會(huì)讓大區(qū)的一位管理者進(jìn)行主題交流。比如，如何進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，如何帶新人，如何激發(fā)老人動(dòng)力。這種來自實(shí)戰(zhàn)的交流會(huì)非常有借鑒意義，也可以從中發(fā)現(xiàn)那些既有方法，又有復(fù)制能力，又懂得表達(dá)的大將人選。第三個(gè)環(huán)節(jié)一般是會(huì)從外部請(qǐng)一些理論扎實(shí)的老師給大家輸入管理知識(shí)。第四個(gè)環(huán)節(jié)是分組討論如何達(dá)成下一個(gè)目標(biāo)，共創(chuàng)策略，并分組上臺(tái)表達(dá)和呈現(xiàn)，這樣大家就可以互相借鑒。最后會(huì)用前面我說的啟動(dòng)會(huì)的方法做一次目標(biāo)啟動(dòng)。所以總結(jié)而言，一次管理論壇可以分五步：案例探討，主題分享，培訓(xùn)輸入，策略共創(chuàng)，目標(biāo)啟動(dòng)。現(xiàn)在很多組織，部門與部門之間的邊界不像以前那么明顯了，當(dāng)要做一個(gè)大項(xiàng)目的時(shí)候，很可能從這個(gè)部門抽一些人，那個(gè)部門抽一些人，組成一個(gè)臨時(shí)的項(xiàng)目組。這種情況下，就會(huì)需要去做目標(biāo)的對(duì)齊，業(yè)務(wù)邏輯的對(duì)齊，資源的聚焦，以及形成輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)。很多企業(yè)里部門之間發(fā)生沖突，就是因?yàn)榇蠹覍?duì)交付物和交付標(biāo)準(zhǔn)沒有精準(zhǔn)的定義，因此形成結(jié)構(gòu)性的矛盾。我們可以借助下面這個(gè)活力矩陣，來達(dá)成一致。祼心，顧名思義，就是坦誠開放，真實(shí)面對(duì)。在帶兵打仗的過程中我發(fā)現(xiàn)，一個(gè)團(tuán)隊(duì)要取得非凡的業(yè)績，有一個(gè)前提，那就是團(tuán)結(jié)，而團(tuán)結(jié)的前提就是祼心。團(tuán)隊(duì)成員要相互信任，要敢于把后背亮給戰(zhàn)友，前提是大家互相了解，了解對(duì)方的過往，彼此的習(xí)性和喜好，有一些共同的經(jīng)歷。祼心會(huì)的形式有很多，有生命年輪、風(fēng)雨人生路、互相點(diǎn)評(píng)、吐槽大會(huì)、扒皮大會(huì)等等，形式多種多樣，但關(guān)鍵還是以真誠為核心。對(duì)于管理者而言，真誠坦率的表達(dá)也是卓越領(lǐng)導(dǎo)力的基礎(chǔ)要求。阿里巴巴CEO張勇曾經(jīng)說過一句話：企圖通過共創(chuàng)會(huì)解決企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展問題，是領(lǐng)導(dǎo)者無能的表現(xiàn)。所謂“落子無悔”，有些決定別人不可能替你做，只有一號(hào)位責(zé)無旁貸。這句話很有力量，但也可能會(huì)給人誤導(dǎo)，聽上去戰(zhàn)略只需要老板做決策就可以了，而不是通過會(huì)議的形式。我想首先我們要區(qū)分這么幾個(gè)詞：戰(zhàn)略決策，戰(zhàn)略管理，戰(zhàn)略共識(shí)。其中CEO要做的是戰(zhàn)略決策，這件事沒有任何人能取代，哪怕是憑著直覺拍腦袋，也要落子無悔。戰(zhàn)略管理則不同，是企業(yè)中的所有管理者都要參與的，只是每個(gè)人的角色和職責(zé)不同。而戰(zhàn)略共識(shí)則需要CEO和高管團(tuán)隊(duì)共同達(dá)成，這就需要用會(huì)議的形式，只是在不同企業(yè)會(huì)有不同的方式。比如，阿里會(huì)用戰(zhàn)略三板斧的形式，在一個(gè)模擬的高壓狀態(tài)下，讓團(tuán)隊(duì)去思考戰(zhàn)略落地方案，同時(shí)關(guān)注人的因素，關(guān)注團(tuán)隊(duì)的整體動(dòng)態(tài)平衡，借助戰(zhàn)略三板斧來打通團(tuán)隊(duì)的心力、腦力和體力。華為在戰(zhàn)略共識(shí)訓(xùn)戰(zhàn)中會(huì)用到很多咨詢工具，比如BLM、BEM、VDBD等等。并且訓(xùn)戰(zhàn)會(huì)層層傳遞下去，從戰(zhàn)略意圖到戰(zhàn)略洞察，到戰(zhàn)略機(jī)會(huì)點(diǎn)的發(fā)現(xiàn)，再進(jìn)行業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，從而制定全年的業(yè)務(wù)運(yùn)營計(jì)劃，最終落到組織的KPI和高管的個(gè)人PBC。戰(zhàn)略會(huì)議是務(wù)虛會(huì)中最重要的一個(gè)會(huì)，要讓高層管理者和中層管理者達(dá)成戰(zhàn)略思維的一致，要讓中層管理者和基層管理者達(dá)成運(yùn)營思維的一致，要讓基層管理者和員工達(dá)成執(zhí)行思維的一致。聽過我線下課的同學(xué)應(yīng)該都知道，使命、愿景、核心價(jià)值觀只是企業(yè)文化的最小配置。關(guān)于企業(yè)文化最精準(zhǔn)的表達(dá)，是沙因老先生所說的：企業(yè)文化是一個(gè)群體在解決其外部適應(yīng)和內(nèi)部整合問題過程中一系列共享深層假設(shè)的集合，它們?cè)谌后w中運(yùn)行良好、有效，因此被傳授給新成員，并作為其解決類似問題時(shí)感知、思考和情感體驗(yàn)的正確方式。
所以，文化共創(chuàng)會(huì)的本質(zhì)是借助共創(chuàng)的形式提煉出共享假設(shè)。那么，共享假設(shè)從哪里來呢？是從員工現(xiàn)有的行為中來的。所以文化共創(chuàng)會(huì)的整體步驟設(shè)計(jì)是這樣的：1. 先創(chuàng)造一個(gè)開放坦誠的環(huán)境，比如先做一場(chǎng)祼心會(huì)。2. 大家來分享一些日常工作符合大家價(jià)值取向的事情，能夠給客戶帶去正向價(jià)值或是對(duì)于團(tuán)隊(duì)氛圍有幫助的事情，這個(gè)過程叫作“發(fā)現(xiàn)員工行為之美”。3. 從上面分享的事例中去提取行為背后的信念假設(shè)。比如有員工在接到客戶投訴時(shí)，哪怕不是自己的問題，也不推諉，積極幫助客戶解決問題，最終讓客戶和公司都滿意。這背后有一個(gè)信念假設(shè)就是，“客戶第一”的價(jià)值觀。4. 討論如何把這個(gè)價(jià)值觀用一定的制度去保障，讓大部分員工都能做到，并通過收集員工行為，完善員工的價(jià)值觀行為規(guī)范指導(dǎo)。這就是文化共創(chuàng)會(huì)的主要步驟和內(nèi)容。一次好的會(huì)議會(huì)給團(tuán)隊(duì)、組織帶來良好的氛圍，給團(tuán)隊(duì)注入動(dòng)力。持續(xù)地開好會(huì)，就會(huì)給組織帶來持久的影響，變成一種文化。所以，不要小看開會(huì)件事。
該文章在 2024/5/30 14:30:52 編輯過
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