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SAP系統(tǒng)的open item管理的功能，我用下來很好用，因為在外企工作，習(xí)慣了英文版的操作界面，我記得open item管理對應(yīng)的中文意思是未清項目管理。它是在財務(wù)賬務(wù)處理的層面上加上了管理的理念。

大家做過手工賬的人，或者用過金蝶或用友財務(wù)軟件的人，或者用過甲骨文ERP系統(tǒng)的人，在我的使用經(jīng)驗里，這些都沒有open item管理的功能。這個功能最直接的好處是讓我們能快速的知道實時的余額組成明細，不管是總賬科目層面，還是供應(yīng)商、客戶這類明細賬的層面，例如：科目:應(yīng)付賬款-預(yù)提費用余額100萬，它是由每個月，每一筆費用預(yù)提，沖銷費用預(yù)提，清理費用預(yù)提與實際發(fā)生費用的差異組成，如果不進行open item管理，我們看到的是100萬所有明細的組成，可能這100萬所有的明細有70-80條記錄，但真正組成這100萬余額的只是其中的5-8條記錄，其余的都在實際發(fā)生后進行了沖銷或者清理了預(yù)提與實際發(fā)生金額間的差異，即相關(guān)的業(yè)務(wù)余額已經(jīng)為零不需要考慮這部分問了的余額組成。用圖示比較下會更直觀，請看以下對比圖：

未使用open item管理的科目

使用open item管理的科目

從上方使用和未使用open item管理就能看出，使用open item管理的科目的余額明細直接，清晰，而未使用open item管理的科目的余額明細就不直接，明細較多。供應(yīng)商的應(yīng)付款余額，客戶的應(yīng)收款余額也是如此。我們每個月需要對所有資產(chǎn)負債科目的余額做一套完整的管理報表，名字叫BSR報表，全稱是Balance Sheet Review報表(即資產(chǎn)負債科目回顧報表)，當我們在月底結(jié)賬的時候做到了及時清理余額，那么在準備月度的BSR報表的時候就可以直接導(dǎo)出系統(tǒng)里的每個科目的余額明細，一貼就可以，最主要的是將差異，差錯在編制BSR報表前就檢查和清理一遍，而不是等著BSR報表編制好了之后再檢查有沒有錯誤或者未及時清理的內(nèi)容，這樣BSR報表就要重復(fù)編制一遍，糟糕的話，可能要更新2遍甚至更多。