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SAP系統(tǒng)的open item管理的功能，我用下來(lái)很好用，因?yàn)樵谕馄蠊ぷ鳎?xí)慣了英文版的操作界面，我記得open item管理對(duì)應(yīng)的中文意思是未清項(xiàng)目管理。它是在財(cái)務(wù)賬務(wù)處理的層面上加上了管理的理念。

大家做過(guò)手工賬的人，或者用過(guò)金蝶或用友財(cái)務(wù)軟件的人，或者用過(guò)甲骨文ERP系統(tǒng)的人，在我的使用經(jīng)驗(yàn)里，這些都沒(méi)有open item管理的功能。這個(gè)功能最直接的好處是讓我們能快速的知道實(shí)時(shí)的余額組成明細(xì)，不管是總賬科目層面，還是供應(yīng)商、客戶(hù)這類(lèi)明細(xì)賬的層面，例如：科目:應(yīng)付賬款-預(yù)提費(fèi)用余額100萬(wàn)，它是由每個(gè)月，每一筆費(fèi)用預(yù)提，沖銷(xiāo)費(fèi)用預(yù)提，清理費(fèi)用預(yù)提與實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的差異組成，如果不進(jìn)行open item管理，我們看到的是100萬(wàn)所有明細(xì)的組成，可能這100萬(wàn)所有的明細(xì)有70-80條記錄，但真正組成這100萬(wàn)余額的只是其中的5-8條記錄，其余的都在實(shí)際發(fā)生后進(jìn)行了沖銷(xiāo)或者清理了預(yù)提與實(shí)際發(fā)生金額間的差異，即相關(guān)的業(yè)務(wù)余額已經(jīng)為零不需要考慮這部分問(wèn)了的余額組成。用圖示比較下會(huì)更直觀，請(qǐng)看以下對(duì)比圖：

未使用open item管理的科目

使用open item管理的科目

從上方使用和未使用open item管理就能看出，使用open item管理的科目的余額明細(xì)直接，清晰，而未使用open item管理的科目的余額明細(xì)就不直接，明細(xì)較多。供應(yīng)商的應(yīng)付款余額，客戶(hù)的應(yīng)收款余額也是如此。我們每個(gè)月需要對(duì)所有資產(chǎn)負(fù)債科目的余額做一套完整的管理報(bào)表，名字叫BSR報(bào)表，全稱(chēng)是Balance Sheet Review報(bào)表(即資產(chǎn)負(fù)債科目回顧報(bào)表)，當(dāng)我們?cè)谠碌捉Y(jié)賬的時(shí)候做到了及時(shí)清理余額，那么在準(zhǔn)備月度的BSR報(bào)表的時(shí)候就可以直接導(dǎo)出系統(tǒng)里的每個(gè)科目的余額明細(xì)，一貼就可以，最主要的是將差異，差錯(cuò)在編制BSR報(bào)表前就檢查和清理一遍，而不是等著B(niǎo)SR報(bào)表編制好了之后再檢查有沒(méi)有錯(cuò)誤或者未及時(shí)清理的內(nèi)容，這樣BSR報(bào)表就要重復(fù)編制一遍，糟糕的話，可能要更新2遍甚至更多。