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在ERP系統(tǒng)中，不少人認(rèn)為將所有物料納入其庫存管理范疇，便能實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效整合與運(yùn)作。但實(shí)際情況并非如此。在企業(yè)運(yùn)營中，存在著一些特殊物料，它們可能不會被企業(yè)納入ERP系統(tǒng)庫存管理。這部分物料 是什么？該怎么處理？

一、明確不納入ERP庫存管理物料的范疇

不納入ERP庫存管理物料涵蓋了多個類別，各自具有獨(dú)特的屬性。雖然每家企業(yè)可能叫法不一樣，但一般可歸為3類：

1. ?辦公用品：專門用于日常辦公的輔助性物品，核心用途是支持辦公活動。僅限辦公場景使用，如日常使用的文具、打印紙、文件夾等，它們大部分消耗頻率高（可能包含非易耗品，如訂書機(jī)），但價值較低，并且不直接參與企業(yè)的生產(chǎn)過程。在一家中型企業(yè)中，每月用于購買文具的費(fèi)用可能僅幾百元，但采購和領(lǐng)用的次數(shù)卻多達(dá)數(shù)十次。這類物料可替換性強(qiáng)，換規(guī)格換供應(yīng)商也是日常操作，若將其納入ERP系統(tǒng)管理，系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)錄入等成本可能遠(yuǎn)超物料本身價值，這類物料的需求通常由行政人事部門主導(dǎo)。

2. 低值易耗品：指單位價值較低（通常達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)）、使用周期短（一般1年以內(nèi)）、容易損耗或需要頻繁更換的物品。低值易耗品不局限于辦公環(huán)境，可能涉及生產(chǎn)、服務(wù)等多個領(lǐng)域。其實(shí)辦公用品和低值易耗品有重疊部分，但它們的差異主要表現(xiàn)在：

   

   例如，工廠車間里的螺絲刀、扳手等工具，常常會因?yàn)楣と祟l繁使用而損耗，頻繁地在ERP系統(tǒng)中記錄這些低值易耗品的出入庫情況，會增加管理的復(fù)雜性和成本。

3. 非生產(chǎn)性物料，非生產(chǎn)性物料（MRO）是指在企業(yè)生產(chǎn)過程中不直接構(gòu)成最終產(chǎn)品，而是用于維護(hù)、維修及運(yùn)行用途的物資。這類物料包括維修用品、設(shè)備備件及耗材、運(yùn)營輔助類物資等，其特點(diǎn)是品類繁雜、SKU數(shù)量多、單品量少，多為易耗品，廣義的非生產(chǎn)性物料是包括辦公用品和低值易耗品，本文所指的非生產(chǎn)性物料特指生產(chǎn)支持性物資，如工廠設(shè)備潤滑劑、維修工具、備用零件等，此類需求通常由生產(chǎn)部門主導(dǎo)。
   

在企業(yè)管理中，MRO、辦公用品、低值易耗品三者既有交叉又各有側(cè)重，需從定義屬性、使用場景、管理邏輯三個維度劃分邊界。以下是一個小結(jié)：

• 三者的定義與核心區(qū)別

• 劃分邏輯的本質(zhì)區(qū)別

•  具體分類示例

二、為什么這些物料不納入ERP進(jìn)行庫存管理

從成本效益角度來看，這些物料價值低，納入ERP系統(tǒng)管理成本高。辦公用品和低值易耗品單價低，在ERP系統(tǒng)中為它們建立詳細(xì)檔案、跟蹤庫存變動等操作，耗費(fèi)的人力、物力成本可能超過物料本身價值。對企業(yè)來說，投入產(chǎn)出比不劃算。

管理復(fù)雜度也是重要因素。這些物料使用頻繁、種類規(guī)格繁雜。以低值易耗品為例，工具庫中的工具種類繁多，規(guī)格各異，采購頻次又高，在ERP系統(tǒng)中管理，數(shù)據(jù)錄入、更新工作繁重，容易出錯。

并且，這些物料的管理需求與ERP系統(tǒng)的適配度不高。非生產(chǎn)性物料使用周期長，管理頻率低，不適合ERP系統(tǒng)頻繁記錄和更新的模式；樣品、禮品等特殊物料管理需求特殊，傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)難以滿足。

以上3類當(dāng)中，從財務(wù)會計的角度來看有些會定義為資產(chǎn)，如模具、電腦等，這類物料本身也不會在庫存管理中管理，它們會使用資產(chǎn)管理模塊來管理。

這并不是說一定不納入ERP庫存管理，這也要看每家企業(yè)的具體情況，ERP也可管理這類物料，甚至有些ERP會有獨(dú)立的MRO或低值易耗品功能來管理。

三、非ERP庫存管理物料的有效處理策略

對于辦公用品，可采用預(yù)算控制與部門分配相結(jié)合的方式。企業(yè)年初為各部門設(shè)定辦公用品預(yù)算，各部門在預(yù)算范圍內(nèi)自主采購和管理。這樣既減輕了集中管理的壓力，又能讓各部門根據(jù)實(shí)際需求靈活調(diào)配資源。同時，定期對各部門的辦公用品使用情況進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整預(yù)算，避免浪費(fèi)。

低值易耗品的管理重點(diǎn)在于定期盤點(diǎn)和簡化流程。每月或每季度對低值易耗品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確，及時發(fā)現(xiàn)丟失、損壞等情況。簡化采購流程，比如建立常用低值易耗品供應(yīng)商清單，員工可直接向清單內(nèi)供應(yīng)商采購，減少審批環(huán)節(jié)，提高采購效率。

非生產(chǎn)性物料則需要做好資產(chǎn)登記和生命周期管理。對每一件辦公設(shè)備、家具等進(jìn)行資產(chǎn)登記，記錄名稱、型號、購置時間、使用部門等信息，建立詳細(xì)檔案。在其使用過程中，跟蹤維護(hù)、維修情況，合理安排更新?lián)Q代時間，提高資產(chǎn)利用率。

五、分享流程

以下是一家公司處理此類物料的流程，由購買人員提交報銷，財務(wù)報銷這樣一個簡化處理：這些存貨不在ERP業(yè)務(wù)模塊管理，因此在ERP 中沒有物料號、不在ERP中下采購訂單、不在ERP中管理庫存明細(xì)，需用手工在系統(tǒng)外進(jìn)行庫存明細(xì)管理，在賬務(wù)只以總額列示，根據(jù)報銷明細(xì)手工在總賬憑證入賬。

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「全文完」

閱讀原文：https://mp.weixin.qq.com/s/XtWVw-TsISgn9aw33_EGtg