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一、總則
 1、公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng))是以點(diǎn)晴OA辦公管理信息系統(tǒng)為管理平臺(tái)，采用瀏覽器/服務(wù)器(B/S)結(jié)構(gòu)，建立起來(lái)的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公、無(wú)紙化辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。
 2、為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門(mén)自身與部門(mén)之間協(xié)同工作的效率問(wèn)題，從而系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。

二、組織職責(zé)
OA系統(tǒng)的運(yùn)行中，公司各部門(mén)各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：
 1、公司行政人事部是公司辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的歸口管理部門(mén)。主要職責(zé)為：
  (1)、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；
  (2)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；
  (3)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核；
  (4)、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；
  (5)、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；
  (6)、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門(mén)提供查詢(xún)；
  (7)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；
  (8)、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；
 2、OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)OA 系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運(yùn)行。主要職責(zé)為：
  (1)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件的配置升級(jí)管理；
  (2)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；
  (3)、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；
  (4)、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；
  (5)、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；
  (6)、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶(hù)注冊(cè)、注銷(xiāo)等管理；
  (7)、負(fù)責(zé)OA平臺(tái)功能模塊各部門(mén)書(shū)寫(xiě)權(quán)限的設(shè)置。
 3、人事人員負(fù)責(zé)為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶(hù)的流動(dòng)信息。主要職責(zé)為：
  (1)、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶(hù)、及新增用戶(hù)的審核；
  (2)、負(fù)責(zé)提供用戶(hù)(變更或注銷(xiāo))信息給OA系統(tǒng)管理員。

三、基礎(chǔ)管理
 1、使用OA系統(tǒng)的各級(jí)用戶(hù)應(yīng)保證各類(lèi)文件處理的響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)所有用戶(hù)至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，優(yōu)選能安裝點(diǎn)晴MIS信息通手機(jī)APP和PC客戶(hù)端長(zhǎng)期登陸進(jìn)OA辦公。
 2、協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過(guò)8個(gè)工作小時(shí)(即一個(gè)工作日內(nèi))。如有應(yīng)長(zhǎng)期外出、請(qǐng)假、調(diào)休等特殊原因造成無(wú)法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員、或者自行在點(diǎn)晴MIS信息通手機(jī)APP和PC客戶(hù)端中完成審批，以保證各類(lèi)業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)。
 3、每位OA用戶(hù)的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴(yán)格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶(hù)，由于密碼泄漏造成的損失由用戶(hù)名所有人負(fù)責(zé)；同時(shí)為保障系統(tǒng)安全，各個(gè)用戶(hù)不得在網(wǎng)吧和其他公共場(chǎng)所使用公用電腦登錄OA系統(tǒng)，而應(yīng)使用公司或家中的電腦登入。
 4、每位OA用戶(hù)要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，并對(duì)所發(fā)布和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在OA系統(tǒng)中的意見(jiàn)和審批與原書(shū)面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng)人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。
 5、OA系統(tǒng)中的各分類(lèi)公告及新聞均由有權(quán)限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由本單位負(fù)責(zé)人確定，新聞內(nèi)容不應(yīng)涉及相關(guān)商業(yè)機(jī)密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布和管理，主要涉及各級(jí)人員的職務(wù)任免、調(diào)動(dòng)和重大獎(jiǎng)懲(包括通報(bào)表?yè)P(yáng)、重大表?yè)P(yáng)、嚴(yán)重警告)以及員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管理規(guī)范和其他重大事項(xiàng)等內(nèi)容。
 6、各級(jí)OA用戶(hù)應(yīng)認(rèn)真遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進(jìn)行操作或使用的，將由上級(jí)主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類(lèi)別過(guò)失處罰。

四、應(yīng)用管理
 1、工作流模塊的使用
  (1)、工作流模塊是OA平臺(tái)的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類(lèi)型。用戶(hù)只需根據(jù)實(shí)際需求如：請(qǐng)假申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、工作交辦等等，填寫(xiě)相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級(jí)用戶(hù)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定和要求對(duì)表單進(jìn)行操作和審批。
  (2)、各流程節(jié)點(diǎn)的辦理人應(yīng)及時(shí)審批處理流程發(fā)起人所要辦理的事情，以免耽誤發(fā)起人辦理。
  (3)、用戶(hù)新建流程并提交后應(yīng)點(diǎn)擊“已辦事宜”，以確保所設(shè)流程的準(zhǔn)確性。上級(jí)審批人在接收到流程發(fā)起人的申請(qǐng)后應(yīng)及時(shí)審批，若拒絕發(fā)起人的申請(qǐng)可不進(jìn)行提交，但必須在簽辦反饋中寫(xiě)明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認(rèn)真查閱回退理由，以便重新調(diào)整和更改流程。
  (4)、綁定流程的固定表單按業(yè)務(wù)實(shí)際需要對(duì)發(fā)起人進(jìn)行授權(quán)，每個(gè)用戶(hù)可發(fā)起使用的固定表單在個(gè)人首頁(yè)中的“新建模塊”界面中可以直接調(diào)取使用，固定表單的具體分類(lèi)和使用對(duì)象見(jiàn)《附件1：流程流程表單分類(lèi)說(shuō)明》。
 2、文檔歸檔、查詢(xún)和共享
  (1)、各級(jí)用戶(hù)均可對(duì)自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進(jìn)行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進(jìn)行歸檔。
  (2)、工作流程歸檔時(shí)是按文檔類(lèi)別進(jìn)行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關(guān)的工作流文檔。
  (3)、公共文檔中設(shè)置了部門(mén)文檔文件夾，各部門(mén)主管可設(shè)置各自部門(mén)文檔查詢(xún)、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對(duì)應(yīng)權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務(wù)文檔或財(cái)務(wù)報(bào)表等文檔一般只能設(shè)置查詢(xún)權(quán)限，不得開(kāi)放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。
  (4)、各級(jí)有權(quán)限人員均可進(jìn)入公共文檔中進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)文檔的調(diào)閱和使用，各部門(mén)主管有進(jìn)入公共文檔中對(duì)各類(lèi)文檔查詢(xún)的權(quán)限。公共文檔的具體分類(lèi)和使用對(duì)象見(jiàn)附件2：《OA平臺(tái)公共文檔權(quán)限分配表》。
 3、工作日志
  (1)、公司人員均應(yīng)于每天在“工作日志管理”—“我的日志”模塊中新建每天的工作日志計(jì)劃和記錄，以方便安排和查看日常工作的進(jìn)度。各級(jí)主管亦可在下屬工作日志中查看本部門(mén)人員工作日志記錄。
 4、郵件及消息的應(yīng)用
  (1)、各個(gè)用戶(hù)均已在OA系統(tǒng)中綁定了內(nèi)部郵箱和消息，各用戶(hù)應(yīng)定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。
  (2)、內(nèi)部郵件和消息主要用于與公司內(nèi)部人員溝通和交流，內(nèi)部各部門(mén)溝通和交流應(yīng)盡可能使用協(xié)同方式進(jìn)行，以提高業(yè)務(wù)處理效率。
  (3)、OA平臺(tái)各人員如有任何待辦事宜都會(huì)有消息彈出框進(jìn)行提醒。員工每隔一段應(yīng)對(duì)內(nèi)部郵件和內(nèi)部消息進(jìn)行清理工作，以免長(zhǎng)時(shí)間積累影響服務(wù)器處理速度。

五、安全保密
 1、按照公司《公司網(wǎng)絡(luò)管理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線(xiàn)觀(guān)看與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。
 2、OA系統(tǒng)的所有用戶(hù)，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。
 3、OA系統(tǒng)中的所有用戶(hù)應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶(hù)賬號(hào)，不得干擾其他用戶(hù)和破壞系統(tǒng)服務(wù)。
 4、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。

六、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)
為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對(duì)OA系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)：
 1、公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；
 2、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；
 3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；
 4、不得對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。

七、考核
為強(qiáng)化OA系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考核管理。
  1、OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位同事工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。
  2、對(duì)長(zhǎng)期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進(jìn)行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，將按照事務(wù)的后果情況進(jìn)行處理，對(duì)考考核周期內(nèi)處理事務(wù)周期較短的獎(jiǎng)懲相關(guān)規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。
  3、對(duì)不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用部門(mén)和使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。
  4、對(duì)泄落機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

八、應(yīng)急措施
應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。
  1、對(duì)公司制度、報(bào)告、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時(shí)，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失。
  2、公共文檔中各部門(mén)體系文件，各部門(mén)主管應(yīng)留有本部門(mén)相關(guān)備份文件。
  3、OA管理員對(duì)OA系統(tǒng)要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進(jìn)行一次系統(tǒng)清理，每周進(jìn)行一次資料備份，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù)。

九、附則
 1、為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，全體用戶(hù)應(yīng)遵守本管理制度，違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司考核制度的處罰。
 2、本制度未盡事宜按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。